Когда работа над проектной документацией завершается, начинается этап её утверждения. Формально лицом, ответственным за утверждение проектной документации, является её заказчик: именно он должен расписаться на титульном листе под специальным грифом либо составить отдельное распоряжение (приказ) о её утверждении.

Однако до наступления этого момента проектная документация должна быть согласована на предмет соответствия всем необходимым техническим регламентам и законодательным нормам. Такое согласование осуществляют главный архитектор проекта, соответствующий орган архитектуры и градостроительства, Роспотребнадзор, органы санитарно-эпидемиологического надзора, Департамент природных ресурсов и охраны окружающей среды, Управление ГИБДД, органы ГО и ЧС и многие другие организации.

Порядок согласования и утверждения проектной документации на строительство зависит от назначения и расположения объекта, а также от источника средств, за счёт которых финансировалась разработка проекта.Хотя практически любая проектная документация, а также инженерные изыскания, лежащие в её основе, подлежат обязательной экспертизе, проводить эту экспертизу могут самые разные организации — от местного органа исполнительной власти до Государственной корпорации «Росатом» или Министерства обороны РФ. А если строительство запланировано на особо охраняемой природной территории или в исторической зоне старого города, потребуется дополнительное согласование проекта с государственными учреждениями, уполномоченными решать подобные вопросы.

Экспертиза проектной документации проводится для того, чтобы убедиться в конструктивной и эксплуатационной надёжности возводимых зданий и сооружений, а также исключить риск нарушения законодательства или прав каких-либо физических и юридических лиц. Экспертиза не обязательна для объектов, которые не требуют разрешения на строительство, а также при капитальном ремонте объектов недвижимости. В ряде случаев экспертизу могут проводить специально аккредитованные негосударственные организации. Порядок проведения экспертизы жёстко регламентируется статьями 49 и 50 Градостроительного кодекса РФ и Постановлениями Правительства РФ.

Процесс согласования и утверждения проектной документации может занять огромное количество времени: ведь экспертам необходимо проверить не только соответствие проекта строительным нормам, но и то, как он впишется в градостроительный план, как повлияет на состояние окружающей застройки, а также учесть реакцию местных жителей и множество других факторов. На основании результатов экспертизы, заключений и рекомендаций всех согласующих организаций заказчик принимает решение об утверждении проектной документации. Только после этого можно приступать к строительству объекта.